Prechod na navigáciu block menu Prechod na navigáciu Hlavné menu Prechod na navigáciu vodorovná

Prehlásenie o ochrane osobných údajov

POSTUP PRI SPRACÚVANÍ OSOBNÝCH ÚDAJOV

 

Tento dokument opisuje spôsob a účel spracovania osobných údajov prevádzkovateľa Združenia miest a obcí Slovenska, Bezručova 9, 81109 Bratislava, prevádzkovateľom (ďalej len ako Združenie miest a obcí Slovenska alebo „prevádzkovateľ“), a tiež poskytuje akékoľvek ďalšie informácie požadované zákonom vrátane informácií o právach dotknutej osoby a o tom, ako ich uplatňovať.

 

Nariadenie (2016/679  o ochrane osobných údajov (ďalej len ako „nariadenie“) prestavuje právny predpis o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov a chráni základné práva a slobody fyzických osôb, najmä vo vzťahu k právu na ochranu osobných údajov.

 

Podľa Článku 4 (1) nariadenia pojem „osobné údaje“ znamená akékoľvek informácie týkajúce sa identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osoby (ďalej len ako „dotknutá osoba“).

 

„Spracúvanie“ je operácia alebo súbor operácií s osobnými údajmi alebo súbormi osobných údajov, či sa vykonávajú automatizovanými, alebo neautomatizovanými prostriedkami, ako sú získavanie, zaznamenávanie, usporadúvanie, štruktúrovanie, uchovávanie, prepracúvanie alebo zmena, vyhľadávanie, prehliadanie, využívanie, poskytovanie prenosom, šírením alebo poskytovanie iným spôsobom, preskupovanie alebo kombinovanie, obmedzenie, vymazanie alebo likvidácia (Článok 4(2) nariadenia).

 

Podľa Článku 12 a nasl. Nariadenia, dotknutej osobe musia byť tiež poskytnuté príslušné informácie o spracovateľských činnostiach prevádzkovateľa a o právach dotknutej osoby.

 

  1. NA AKOM ZÁKLADE MOŽEME SPRACÚVAŤ VAŠE OSOBNÉ ÚDAJE ?

Spracúvanie je zákonné iba vtedy a iba v takom rozsahu, keď je splnená najmenej jedna z týchto podmienok:

  • dotknutá osoba vyjadrila súhlas so spracúvaním svojich osobných údajov na jeden alebo viaceré konkrétne účely,
  • spracúvanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy,
  • spracúvanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti,
  • spracúvanie je nevyhnutné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej prevádzkovateľovi,
  • spracúvanie je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje prevádzkovateľ alebo tretia strana, s výnimkou prípadov, keď nad takýmito záujmami prevažujú záujmy alebo základné práva a slobody dotknutej osoby, ktoré si vyžadujú ochranu osobných údajov, najmä ak je dotknutou osobou dieťa.

 

  1. AKÝ JE ÚČEL SPRACÚVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV, AKÉ OSOBNÉ ÚDAJE SPRACÚVAME, NA AKÚ DOBU MÁME ULOŽENÉ VAŠE OSOBNÉ ÚDAJE ?

ZMOS ako prevádzkovateľ spracúva vaše osobné údaje týmto spôsobom/ na tieto účely:

  • ÚČTOVNÍCTVO A OBCHODNÁ AGENDA
  • Účelom je plnenie zákonných povinností prevádzkovateľa vyplývajúcich z osobitných predpisov (napr. zákon o účtovníctve, zákon o dani z pridanej hodnoty, zákon o dani z príjmov).
  • Právny základ (vrátane ich poskytovania tretím osobám): zákonná povinnosť.
  • Doba uchovávania: 10 rokov.
  • OBCHODNÁ KOMUNIKÁCIA
  • Cieľom spracúvania je príprava a realizácia obchodných aktivít prevádzkovateľa.
  • Právny základ: oprávnený záujem sledovaný prevádzkovateľom spočívajúci v práve podnikať v rozsahu predmetov činnosti zapísaných vo výpise z príslušného registra.
  • Doba uchovávania: podmienená je prípravou a trvaním obchodnoprávneho vzťahu, ako aj uplynutím premlčacej doby.
  • PERSONÁLNA A MZDOVÁ AGENDA
  • Účelom spracúvania je príprava a uzatvorenie pracovnej zmluvy alebo dohody o prácach mimo pracovného pomeru, evidencia podkladov o pracovnej spôsobilosti, výplaty mzdy, odvody, plnenie povinností voči orgánom štátnej správy, evidencia dochádzky, evidencia školení a vzdelávania, evidencia vydaných poverení a splnomocnení, evidencia majetku alebo zariadenia, uzatváranie dohôd o hmotnej zodpovednosti, evidencia vydávania peňažných prostriedkov v hotovosti, poskytovanie zamestnaneckých benefitov, evidencia škôd spôsobených zamestnancami na pracovisku alebo majetku prevádzkovateľa (zamestnávateľa), zabezpečenie stravovania, kopírovanie dokladov nevyhnutných na účely pracovnoprávneho alebo obdobného vzťahu, ako aj plnenie ďalších zákonných a zmluvných povinností.
  • Právny základ: plnenie zákonnej povinnosti, plnenie zo zmluvy, udelený súhlas prípadne oprávnený záujem.
  • Doba uchovávania: počas trvania pracovnoprávneho vzťahu alebo iného obdobného vzťahu až do dovŕšenia sedemdesiateho roku života zamestnanca (aj bývalého).
  • ŽIADOSTI DO ZAMESTNANIA
  • Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje uchádzačov o zamestnanie na účely ich evidencie pri výberovom procese na obsadenie voľnej pracovnej pozície prevádzkovateľa, príp. eviduje osobné údaje uchádzačov o zamestnanie bez zámeru obsadiť konkrétnu pracovnú pozíciu. V prípade, že sa prevádzkovateľ rozhodne uzatvoriť s niektorým z uchádzačov o zamestnanie pracovnú zmluvu, príp. niektorú z dohôd mimo pracovného pomeru, štátnozamestnaneckú zmluvu,t. j. uchádzač je úspešný, budú osobné údaje tohto uchádzača ďalej spracúvané prevádzkovateľom na účely plnenia záväzkov vyplývajúcich z uzatvorenia pracovnoprávneho vzťahu.
  • Právny základ: v súlade s ustanovením čl. 6 ods. 4 Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady č. 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov (ďalej len „nariadenia GDPR“).
  • Doba uchovávania: po dobu 2 rokoch odo dňa doručenia životopisu a následne budú zlikvidované.
  • SPRÁVA REGISTRATÚRY
  • Správa registratúry, vybavovanie agendy oznamovateľov protispoločenskej činnosti. Účelom spracúvania je plnenie zákonných povinnostínajmä vyplývajúcich zo zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch registratúrach o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov a zo zákona č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci o zmene doplnení niektorých zákonov (zákon
    o e-Governmente), plnenie povinností vyplývajúcich zo zákona č. 307/2014 Z.z. o niektorých opatreniach súvisiacich s oznamovaním protispoločenskej činnosti o zmene doplnení niektorých zákonov.
  • Právny základ: plnenie zákonnej povinnosti.
  • Doba uchovávania: je stanovená osobitnými predpismi.
  • SÚHLAS UDELENÝ DOTKNUTOU OSOBOU
  • Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje dotknutých osôb na základe súhlasu výslovne udeleného dotknutou osobou.
  • Právny základ: prevádzkovateľ uchováva osobné údaje spracúvané na základe súhlasu dotknutej osoby najviac po dobu 5 rokov od udelenia súhlasu.
  • Dotknutá osoba má právo súhlas so spracúvaním osobných údajov kedykoľvek slobodne odvolať. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vychádzajúceho zo súhlasu pred jeho odvolaním.
  • EVIDENCIA PRÁV DOTKNUTÝCH OSÔB
  • Účelom spracúvania ako právnym základom je plnenie zákonnej povinnostiprevádzkovateľa.
  • Doba uchovávania: 2 roky odo dňa vybavenia žiadosti dotknutej osoby.
  • SÚDNE SPORY
  • Účelom spracúvania ako aj oprávneným záujmom je preukazovanie, uplatňovanie a obhajovanie právnych nárokov prevádzkovateľa.
  • Právny základ: oprávnený záujem prevádzkovateľa pri plnení právnych nárokov.
  • Doba uchovávania: do právoplatného skončenia danej veci.

 

  1. KOMU ZMOS POSYKTUJE VAŠE OSOBNÉ ÚDAJE ?

ZMOS poskytuje vaše osobné údaje týmto osobám: orgány štátnej a verejnej správy, samosprávy, správca webovej stránky, audítor, advokát, spoločnosti vykonávajúcej správu a podporu informačných technológii, poskytovatelia informačných služieb v odôvodnených prípadoch súdy a orgány činné v trestnom konaní, zdravotná poisťovňa, doplnkové dôchodkové sporiteľne, vzdelávacie agentúry, subjekt zabezpečujúci pracovnú zdravotnú službu, pracovné zdravotné posudky a posudzovanie zdravotnej spôsobilosti, subjekt zabezpečujúci poštové služby.

  1. Zverejnenie osobných údajov

Osobné údaje nebudú zverejnené.

 

  1. AUTOMATIZOVANE INDIVIDUÁLNE ROZHODOVANIE

Osobné údaje nebudú používane na automatizované individuálne rozhodovanie vrátane profilovania.

 

  1. Prenos osobných údajov mimo EURÓPSKEJ ÚNIE

Prenos osobných údajov do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácie sa neuskutočňuje.

 

  1.  

Dovoľujeme si vás uistiť, že naši zamestnanci i spolupracovníci, ktorí budú spracovávať vaše osobné údaje, sú povinní zachovávať mlčanlivosť o osobných údajoch. Táto mlčanlivosť pritom trvá i po skončení záväzkových vzťahov s nami.

 

  1. ZABEZPEČENIE OSOBNÝCH ÚDAJOV

Vaše osobné údaje sú u nás v bezpečí. Aby sme zamedzili neoprávnenému prístupu a zneužitiu vašich osobných údajov, zaviedli sme primerané opatrenia ako technického, tak organizačného rázu. Záleží nám na ochrane vašich osobných údajov. Preto nielen pravidelne kontrolujeme ich zabezpečenie, ale ich ochranu priebežne zdokonaľujeme. Snažíme sa používať také bezpečnostné opatrenia, ktoré s ohľadom na aktuálny stav technológií poskytujú dostatočné zabezpečenie. Prijaté bezpečnostné opatrenia sú potom pravidelne aktualizované.

 

  1. práva dotknutej osoby

Odvolať súhlas - v prípadoch, keď vaše osobné údaje spracúvame na základe vášho súhlasu, máte právo tento súhlas kedykoľvek odvolať. Súhlas môžete odvolať elektronicky na adrese zodpovednej osoby, písomne, oznámením o odvolaní súhlasu alebo osobne v úrade. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania osobných údajov, ktoré sme na jeho základe o vás spracúvali.

Právo na prístup - máte právo na poskytnutie kópie vašich osobných údajov, ktoré máme k dispozícii, ako aj na informácie o tom, ako vaše osobné údaje používame. Vo väčšine prípadov vám budú vaše osobné údaje poskytnuté v písomnej listinnej forme, pokiaľ nepožadujete iný spôsob ich poskytnutia. Ak ste o poskytnutie týchto informácií požiadali elektronickými prostriedkami, budú vám poskytnuté elektronicky, ak to bude technicky možné.

Právo na opravu - prijímame primerané opatrenia, aby sme zabezpečili presnosť, úplnosť a aktuálnosť informácií, ktoré o vás máme k dispozícii. Ak si myslíte, že údaje, ktorými disponujeme, sú nepresné, neúplné alebo neaktuálne, prosím, neváhajte nás požiadať, aby sme tieto informácie upravili, aktualizovali alebo doplnili.

Právo na výmaz (na zabudnutie) - máte právo požiadať o vymazanie vašich osobných údajov, napríklad v prípade, ak osobné údaje, ktoré sme o vás získali, už viac nie sú potrebné na naplnenie pôvodného účelu spracúvania. Vaše právo je však potrebné posúdiť z pohľadu všetkých relevantných okolností. Napríklad, môžeme mať určité právne a regulačné povinnosti, čo znamená, že nebudeme môcť vašej žiadosti vyhovieť.

Právo na obmedzenie spracúvania - za určitých okolností ste oprávnený požiadať, aby sme prestali používať vaše osobné údaje. Ide napríklad o prípady, keď si myslíte, že osobné údaje, ktoré o vás máme, môžu byť nepresné alebo keď si myslíte, že už vaše osobné údaje nepotrebujeme využívať.

Právo na prenosnosť údajov - za určitých okolností máte právo požiadať o prenos osobných údajov, ktoré ste nám poskytli, na inú tretiu stranu podľa vášho výberu. Právo na prenosnosť sa však týka len osobných údajov, ktoré sme od vás získali na základe súhlasu alebo na základe zmluvy, ktorej ste jednou zo zmluvných strán.

Právo namietať - máte právo namietať voči spracúvaniu údajov, ktoré je založené na našich legitímnych oprávnených záujmoch. V prípade, ak nemáme presvedčivý legitímne oprávnený dôvod na spracúvanie a vy podáte námietku, nebudeme vaše osobné údaje ďalej spracúvať.

Právo podať návrh na začatie konania o ochrane osobných údajov - ak sa domnievate, že vaše osobné údaje spracúvane nespravodlivo alebo nezákonne, môžete podať sťažnosť na dozorný orgán, ktorým je úrad na ochranu osobných údajov slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27; tel. Číslo: +421 /2/ 3231 3214; mail: statny.dozor@pdp.gov.sk, https://dataprotection.gov.sk. V prípade podania návrhu elektronickou formou je potrebne, aby spĺňal náležitosti podľa § 19 ods.1 zákona č. 7181967 Zb. o správnom konaní (správny poplatok).

  1. INFORMOVANIE A UPLATŇOVANIE PRÁV DOTKNUTEJ OSOBY

Na uplatňovanie svojich práv môžete kedykoľvek kontaktovať prevádzkovateľa:

  • Adresa: Združenie miest a obcí Slovenska, Bezručova 9, 81109
  • E-mail: kutlakova@zmos.sk

 

Na vašu žiadosť odpovieme bezplatne v lehote do 30 dní. V prípade zložitosti alebo veľkého počtu žiadostí sme oprávnení túto lehotu predĺžiť o ďalších 60 dní. Pokiaľ k tomu dôjde, budeme vás o tom, aj o dôvodoch informovať. 

V prípade opakovanej žiadosti sme oprávnení účtovať si primeraný administratívny poplatok na pokrytie nákladov spojených s poskytnutím tejto služby.

 

ÚvodÚvodná stránka